GP Solution
Quelques instructions de travail recommandées

Comment saisir une note efficacement
Comment mettre à profit la liste des éléments « Activités »
Comment bien utiliser les éléments de points de suivi.
Les années de traitement des notes, modifiables.
Utiliser les archives.
Envoyer une demande via courriel aux administrateurs local du système.
Gestion des échéanciers
Gestion des nombres de jours engagés à date
Gestion des tâches et assignation de tâches.
Gestion des interlocuteurs associés aux note.
Envoi massif d'un courriel à des ressources de plus d'un dossier.


















Comment saisir une note efficacement

Il est recommandé de saisir la note en y inscrivant le contenu initial SOUS la ligne insérée automatiquement. Par la suite, les inscriptions subséquentes devraient s'inscrires au dessus de cette ligne. La date, l'heure et l'identifiant Windows s'inscrivent automatiquement à l'appuie de la barre d'espacement au préalable de l'inscription de l'ajout de texte. Dans ce cas. la dernière inscription sera toujours affichée au début de chaque note.

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Comment mettre à profit la liste des éléments «Activités»

Cet élément s'avère être immensément utile. Il répond à de multiples situations et utilisations.

Par exemple: On souhaite gérer les dossiers qui présentent des éléments de projet. Alors on cré un élément "d'activité" nommé "Projet". On peut alors sélectionner l'élément projet pour des notes de certains dossiers qui sont alors automatiquement regroupés en mode projet. Le rapport d'activités peut alors contenir toutes les notes faisant l'objet de projet et permet d'en gérer l'évolution. Cet élément peut alors être utilisé dans de multiples situations. Cette liste est pilotable par l'administrateur local du système dans l'enterprise.

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Comment bien utiliser les éléments de points de suivi

L'élément point de suivi est très utile au fin de réunion d'équipe de travail. Élément pilotable par l'administrateur local du système dans l'entreprise, il permet de sélectionner en point de suivi, les notes nécessitant être un élément de réunion. Une zone de solution est principalement destinée à établir un suivi des orientation établies et  permet ainsi un suivi serré des solutions liées aux notes d'un ou plusieurs dossiers.

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Les années de traitement des notes, modifiables

Par défaut, la date de création de la note est enregistrée automatiquement relativement à l'année de traitement en cours sélectionnée.

Année de traitement sélectionnée dans le système:


Année de la note:


S'il s'avérait nécessaire de modifier l'année d'une note pour qu'elle soit maintenue dans l'affichage dans l'onglet Communication pour une année subséquente par exemple, il faudrait en changer sa valeur. Pour ce faire, on doit sélectionner la nouvelle année disponible dans la liste déroulante du champ.

Une fois l'année modifiée, cette note sera alors affichée dans l'onglet communication selon la nouvelle année de traitement sélectionnée au niveau du système.

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Utiliser les archives

La notion d'archives s'avère utile dans le cas où certaines notes ne sont plus visées par un suivi temporel. Lorsque des notes font l'objet d'activités sélectionnée faisant référence à un élément d'archive, elles sont alors affichées sous l'onglet "Archives. Les activités faisant objet "d'élément d'archives" sont considérés faisant partie de l'onglet archive et ce pour toutes années de traitement confondues.

 À noter que les notes portant un activité de portée d'archive, ne s'afficheront plus sous l'onglet "Communication". L'onglet "Communication" est principalement réservé aux notes actives de l'année de traitement sélectionné au système.

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Envoyer une demande via courriel aux
administrateurs local du système


Par exemple:

Dans le cas où l'on doit supprimer une note ou un courriel déjà lié, on peut générer un courriel adressé automatiquement à ou aux administrateurs du système. Un courriel est généré et pré-affiché avant l'envoi permettant ainsi d'y inscrire le numéro de la note à supprimer ou le numéro du courriel à supprimer.

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Gestion des échéanciers

Un historique des dates de livraison est conservé dans le système. On est donc en mesure d'établir un suivi des dates de livraison qui peut être interprété en suivi d'échéanciers.



Le bouton indiqué de la flèche permet d'afficher l'historique des dates inscrites autant de fois qu'elles sont remplacées.




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Gestion des nombres de jours engagés à date


Relativement au rapport de révision, on peut attribuer en jours/heures le temps estimé et réalisé pour les notes visées en considérant que ces notes cible une tâche ou une situation de suivi de temps investi dans la réalisation de l'objet visant cette note. Le rapport indique alors le temps estimé et réalisé en sommant le temps saisi pour les notes d'un même dossier.

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Gestion et assignation des tâches

Une gestion des tâches est possible simplement en cliquant la case assignée à cette fin qui est présente pour chacune des notes. Ces notes sont alors regroupées dans un rapport de tâches de l'usager en cours. On peut également transférer une note à un collègue de la même équipe. Un courriel est alors généré prêt à être envoyé à la personne sélectionné dans la liste de collègues.
Notez que l'élément de la première colonne de la liste est en fait l'identifiant Windows de l'usager, élément stratégique de base utilisé dans le système Suivi de dossier.



On peut également gérer les dates d'échéances de chacune des tâches sélectionnées aux notes. Un rapport est spécialement assujetti aux tâches expirées qui considère les dates de rappel des tâches de l'usager en cours. On peut alors imprimer un rapport de tâches expirées selon ces considérations.




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Asssignation d'interlocuteur à la note



Ce champ permet d'associer le nom d'un interlocuteur lié à la note. Il est recommandé de saisir les noms dans le format nom et prénom. Ces valeurs sont conservées au niveau de l'équipe de travail de l'usager qui l'inscrit. Si en voulant sélectionner un nom dans la liste ou si les premières lettres du nom de familles indique l'absence d'un nom voulu, on peut l'inscrire dans le champ et il sera associé à la note concernée et conservé dans la liste pour une possible sélection future pour une autre note.

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Envoi massif d'un courriel aux ressources de plus d'un dossier




Le clic sur le bouton Envoi Massif accède à ce formulaire:



Dans le cas présenté ici, on souhaite envoyer un courriel à toutes les ressources actives, liées aux dossiers du domaine GPS. On constate ici que le courriel a été généré et envoyé puisque le bouton "Lier le courriel envoyé" est actif et le bouton Générer le courriel ne l'est plus.



Une fois le bouton "Lier le courriel envoyé" cliqué, un message vous rappelle de bien sélectionner dans Outlook, le courriel envoyé concerné par cette action. Ce processus démarré, une note sera alors créée pour chacun des dossiers concernés par les ressources à qui le courriel a été envoyé. Ce processus n'est pas réversible. Cependant, s'il s'avérait par exemple qu'un mauvais courriel a été sélectionné, seul l'administrateur local du système peut supprimer les notes visées en connaissant leurs numéros d'identification de notes.




La zone encadrée bleu indiquera le nombre de dossiers visés par cette action.



Le contenu des notes créées affichera le titre : Envoi massif et le détail de la note affichera le nom de l'utilisateur qui a effectué l'envoi, le chemin d'enregistrement du courriel, et la liste des adresses courriels.
Le champ "Lien 1" présentera alors un lien direct vers ce courriel.
Notez que l'enregistrement des courriels massifs s'effectu dans un répertoire réservé à cette fin. Ceci permet alors d'accéder à tous les courriels massifs envoyés.




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